|
南區 啟動ISO的第一章
一流公司 制度化為首要 里仁南區物流中心負責人鄭芳春，剛開始他對里仁有沒有辦法變成一流的公司，心存懷疑，因為原先里仁的管理方法及整個系統運作都沒有一定的水準，這種情況下，怎麼可能成為一流的公司。後來，他想里仁為何不可以？雖然制度都是在口頭上講一講，還沒付諸文字，工作人員雖不專業但是素質良好，而且是一群追求心靈成長的人，在一般的物流公司的員工可以做得好，我們怎能妄自菲薄，這樣一想，他覺得里仁應該可以做得到。 在物流中心現有一些文字記載的工作流程，只能提供方向的指引，沒有作業細則，以致橫生許多枝節，所以還是需要詳細的規範以利操作。這幾年來整個運作逐漸改善，至於付諸文字、撰寫標準作業流程，好像非常困難，往往換一個人，方法就隨之改變，只有電腦流程ERP的部分是照規定流程來做，其他流程都不一樣。至於付諸文字制度化還是不夠，要達到一流的公司，制度化是很重要的。 因緣巧合 人才齊聚一堂 要完成制度化，需要許多人一起配合，當決定要申請ISO後即尋找有此經驗的工作夥伴。鄭芳春找到兩位曾分別任職於中美合及中鋼的退休人員，還有一位在軍中也有此經驗甫退伍的夥伴，另外，有一位在商品檢驗局專門驗證ISO的楊寶美。真正要做的時候，他又發覺一位具有ISO的經驗，在農管擔任義工的杜嘉芬。天時地利人和的情況下，人才齊聚一堂。 由於這幾位幹部的協助，物流員工一有問題就能及時獲得解決。慈心事業董事長賴錫源曾說：「這是一個時代的使命，我們這時代的老人就是要把制度建立起來。」當制度建立起來以後，往後都是同樣地運作，下一次要做也沒機會了。每一個人的使命感被激起後，事情就容易推動了。所有的品質文件在六月中就已完成，並且正式開始試行運作。 掌握精神 做法保有彈性 在做ISO計畫時，最難的是取捨之間的拿捏。例如，可以用最複雜的動作去完成ISO的規定，也可以用簡單的動作去完成ISO的規定，如果把規則寫得很刻板，剛開始可能為了ISO可以接受，等到運作一陣子之後就會讓義工受不了，因為規則訂得太瑣碎了。其實ISO通過認證以後，重頭戲才要開始，當初的規定是繁瑣或是簡單就有很大的差別，若是很繁瑣就會愈來愈不容易維持原來的水準，因為規定得太刻板了，大家就會偷工減料；等一年後復評時，資料都沒有記錄下來，反而不好，所以要掌握ISO的精神，不要在事項上要求得很嚴格。再來，不要把細則寫得太刻板，例如規定表單一定要於幾點前交給下一個流程，根據以往的經驗，對方不一定能配合，做法必須保有彈性，品質依然可以達到要求。 因為鄭芳春用很多方法讓事情簡單化，義工們就在不知不覺中完成，好像沒有特別辛苦，也幾乎沒有加班過，每人只增加一些工作就完成了。他半開玩笑地說：「南區的做法屬於理智型，準時、規模比較大，相對的就是困難度不高，或許成就感也不高吧！」 建立制度 利益大眾事業 有沒有拿到ISO資格並不重要，重點在於建立制度。初評時，商檢局派一位稽核員，鄭芳春希望稽核員能對基金會多認識一些，就在彼此交談後，他播放「我們的導師─日常老法師」的影片。看了之後，稽核員發現很多事情都是義工在承擔，而且做人家沒有做的事情。「你們師父真的很偉大，很有遠見。原來你們基金會是這樣子，改天我退休也要到你們這邊當義工。」這位稽核員對基金會有很好的觀感，認定這是一個很好的團體，因而初評已為整個評審作業留下良好的印象。 正式審查評鑑來了三位稽核員，言談間鄭芳春希望對方了解，有一大群的義工完全是照日常老法師的理念而來做這些事情。其中有位住在台南的稽核員，他要先去看一個倉庫然後再來高雄，鄭芳春特別安排資深義工將他從台南載來高雄，請義工把握車上聊天的時機介紹基金會的理念。其中一位稽核員看到我們銷售健康的素食，他很歡喜，因為他也是佛教徒，從此對里仁有進一步的了解。 做利益大眾的事業，由一群義工一起承辦，雖然這些人沒有專業的背景，卻很用心，遇到困難也不會排斥，明白這是基金會的方向，都能欣然接受。例如，義工原先不會以ISO的方式撰寫條文，經過學習，從不知如何文字表達，到符合程序規定的寫法，每一個人都擔心把老法師的事業搞砸，都很用心地學習。 鄭芳春回顧，多年前在公司第一次申請ISO時，雖然在很短的時間內完成，但是壓力太大，他覺得那是名利心在作祟，是想要人家的肯定。然而，在基金會多年來的學習，並非以名利心為主的推動，只是想把制度建立起來，其實有沒有拿到ISO也不是很重要的事情；但是事情的推動在大家同心協力下，在沒有壓力下很順利的就完成了任務，這是一般公司與里仁公司工作最不同的地方。而他個人比較欣喜的是，通過的那一天恰巧是他的生日，或許是佛菩薩送他最好的生日禮物吧！ |